APOSTILĂ ȘI SUPRALEGALIZARE

APOSTILĂ ȘI SUPRALEGALIZARE

În conformitate cu prevederile articolului 138 alin. (1) din Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 în cazul în care, pentru valabilitatea în străinătate a actului notarial, este necesară supralegalizarea semnăturii şi a sigiliului notarului public sau apostilarea actelor notariale, aceste proceduri se îndeplinesc de către Cameră, la sediul principal ori la sediile judeţene ale acesteia, în a cărei circumscripţie îşi desfăşoară activitatea notarul public care a instrumentat actul, în condiţiile stabilite prin regulament.

Actele notariale care pot fi supuse procedurii apostilării sau supralegalizării în condiţiile stabilite de Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 sunt actele îndeplinite de către notarii publici, cu respectarea dispoziţiilor legii.

  •  Apostila:

Odată cu intensificarea raporturilor economice, sociale și de muncă dintre state, cu apariția fenomenului migrației, a globalizării, a apărut dorința unei proceduri noi, suple și unitare. Această procedură internațională poartă denumirea de Apostila, aceasta constituind în fapt un certificat emis de statul de origine al actului prin intermediul unei autorități desemnate în mod expres, ce are competența de a reduce procesul autentificării documentului la o singură formalitate.

Apostila a luat naștere odată cu adoptarea Convenției din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, și se aplică doar actelor oficiale care au fost întocmite pe teritoriul unui stat contractant și care urmează să fie prezentate doar pe teritoriul unui alt stat contractant.

Conform acestei convenții sunt considerate acte oficiale:

  1. documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la Ministerul Public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
  2. documentele administrative;
  3. actele notariale;
  4. declarațiile oficiale, cum ar fi: cele privind mențiuni de înregistrare, viză de învestire cu dată certă și legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.

Autoritățile române competente să aplice apostila sunt:

  • CAMERA NOTARILOR PUBLICI (acte notariale sub forma înscrisurilor autentice, cu data certă, cu legalizare de semnătură, copii legalizate ale actelor oficiale române, traduceri legalizate ale actelor oficiale române)
  • INSTITUȚIA PREFECTULUI (documentele administrative)
  • TRIBUNUL (hotărâri judecătorești și actele originale emise de Registrul Comerţului)

Convenția nu se aplică documentelor întocmite de agenții diplomatici sau consulari, înscrisurilor sub semnătură privată și documentelor administrative care au legătură directă cu o operațiune comercială sau vamală.

  • Supralegalizarea

Datorită dorinței statelor de protecție și securitate atât a datelor, informațiilor furnizate cât și a securității oamenilor, s-a născut un instrument de recunoaștere a documentelor emise de un stat pe teritoriul altui stat, numit supralegalizare. Fiecare stat are reguli proprii pentru emiterea documentelor oficiale și pentru recunoașterea valabilității și utilizării acestora. Pentru a asigura o procedură unitară și sigură, în urma intensificării relațiilor diplomatice dintre state a luat naștere procedura supralegalizării, ce consta tocmai în respectarea unor formalități ce au ca scop confirmarea veracității actelor emise în acel stat, care urmează a fi folosite într-un alt stat partener, respectându-se cu strictețe regulile diplomatice și suveranitate. Caracteristica procedurii supralegalizării o reprezintă certificarea actului din „verigă în verigă”, adică cu respectarea etapelor succesive de verificare a documentului, fiind o procedură greoaie dar care asigură veracitate originii documentului.

Autoritățile române competente să aplice supralegalizarea sunt:

  • CAMERA NOTARILOR PUBLICI (acte notariale sub forma înscrisurilor autentice, cu data certă, cu legalizare de semnătură, traduceri legalizate)
  • MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE (documente administrative)
  • MINISTERUL JUSTIȚIEI (hotărâri judecătoreşti și actele originale emise de Registrul Comerţului)

PENTRU FINALIZAREA PROCEDURII DE SUPRALEGALIZARE, actul notarial supralegalizat de către Cameră urmează să fie supralegalizat de către Ministerul Afacerilor Externe şi de misiunea diplomatică sau oficiul consular din România al statului în care actul urmează să fie folosit.

Nu se apostilează sau supralegalizează de către birourile de apostilă și supralegalizare din cadrul Camerei Notarilor Publici Alba Iulia:

  • Actele emise de autorități străine ce urmează a fi folosite în România. Aceste documente pot fi apostilate ori supralegalizate doar în statele emitente,
  • Actele întocmite de către notarii stagiari,
  • Traducerile legalizate ale unor înscrisuri sub semnătură privată, cu excepția celor care au fost supuse unei proceduri notariale cum sunt: dată certă, legalizare de semnătură, copie legalizată etc,
  • Documente ce conțin corecturi, ștersături, modificări, adăugiri neconfirmate oficial. În cazul certificatelor de stare civilă, titularul trebuie să solicite preschimbarea lor cu un certificat completat în mod corect.

În cazul actelor de studii preuniversitare (diplomă de bacalaureat, foaie matricolă, etc.), originalele trebuiesc vizate în prealabil de către Inspectoratul Școlar din județul în care au fost emise actele.

În cazul actelor de studii superioare (diplomă de licență, diplomă de master, supliment diplomă, etc.), originalele trebuiesc vizate în prealabil de către Ministerul Educației ori Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor.

Actele (diplome, adeverințe, certificate etc.) prin care se atestă calificarea în diferite meserii, emise în afara sistemului național de învățământ (de exemplu cursurile organizate de societăți comerciale)trebuiesc vizate, pe original, de către Agențiile pentru ocuparea forței de muncă din județul în care actele au fost emise.

În cadrul Camerei Notarilor Publici Alba Iulia funcționează trei birouri de apostilă și supralegalizare în următoarele locații:

SEDIUL ADRESA CONTACT
PRINCIPAL ALBA IULIA, B.DUL FERDINAND I NR. 38A, JUD.ALBA 0258/806.221;      0258/810.401
SECUNDAR DEVA, ALEEA PARCULUI NR.3, JUD.HUNEDOARA 0254/230.731
SECUNDAR SIBIU, STR. MATEI MILLO NR. 21, JUD.SIBIU 0269/216.225;      0269/234.225

Apostilarea sau supralegalizarea actelor notariale poate fi solicitată de titularul actului sau de orice alt deţinător al acestuia.

Acte ce trebuie depuse când se solicită apostilarea sau supralegalizarea unui act notarial:

  1. Actul notarial pe care urmează să fie aplicată apostila/supralegalizarea în numărul de exemplare dorit;

Atenție: La traducerile legalizate de către notarul public trebuie să fie anexate copii ale actelor care au fost traduse. Întregul act al traducerii legalizate (formată din copia anexată, traducerea și legalizarea de semnătură) trebuie să poarte ștampila și semnătura la îmbinarea a două pagini a notarului public și a traducătorului.

2. Copie xerox simplă după actul notarial ce urmează a fi apostilat/supralegalizat;

3. Actul original (se depune în cazul traducerilor legalizate şi al copiilor legalizate ale actelor oficiale române);

4. Copia actului de identitate valabil (atât a posesorului actului cât și a titularului actului);

Atenție: se va prezenta copia actului de identitatate al părintelui/tutorelui în cazul minorilor, sau după caz al unuia dintre moștenitori de drept în cazul în care titularul actului este decedat.

 

Model cerere apostilare și supralegalizare (deschide aici)

Programul de lucru cu publicul al Birourilor de apostilă și supralegalizare:

  • PRELUARE ACTE: 9:00 – 13:00                
  • ELIBERARE ACTE: 14:00 – 15:00

Conform articolului 11 alin.1 din Regulamentului privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizării de către Camerele Notarilor Publici pe actele notariale, apostila și supralegalizarea se aplică în termen de două zile lucrătoare de la înregistrarea solicitării.

Taxa pentru aplicarea procedurii apostilării sau supralegalizării se achită în numerar la sediile birourilor de apostilă și supralegalizare din cadrul Camerei Notarilor Publici Alba Iulia unde se completează cererea.

Decizia Colegiului Director al Camerei Notarilor Publici Alba Iulia nr. 67/05.10.2013 privind apostilarea sau supralegarea documentelor în REGIM DE URGENȚĂ (deschide aici)

Pentru informații suplimentare și pentru a consulta lista statelor membre sau a afla ce autoritate compententă emite apostile, se poate consulta următorul link: http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

Pentru informații suplimentare privind supralegalizarea documentelor, se poate consulta:    http://www.mae.ro/node/6869